Evenementen

Evenementenoverzicht

In het evenementenoverzicht van VVV Midden-Limburg vindt u een overzicht van evenementen, markten en activiteiten in Roermond en regio Midden-Limburg. U kunt het evenementenoverzicht vinden op de website van Hart van Limburg.

Algemene informatie

Op 21 januari 2021 heeft de gemeente een webinar georganiseerd waarin de veranderingen van het evenementenbeleid zijn uitgelegd. Dit webinar (duur 1½ uur kunt u terugkijken door hier te klikken). Ook heeft de gemeente een animatiefilmpje gemaakt waarin kort en bondig maar duidelijk wordt uitgelegd hoe in het vervolg een aanvraag moet plaats vinden.

Zelf een evenement organiseren? 

Als u een evenement wilt organiseren dan is het goed dat u onderstaande informatie goed doorleest.  Immers is een goede voorbereiding het halve werk. Een aantal belangrijke wijzigingen en opmerkingen zijn: 

  • Vanaf 2022 moet een vergunningsplichtig evenement worden aangemeld voor de evenementenkalender.
  • Komt het evenement niet op de kalender, dan kunt u ook geen vergunning aanvragen.
  • Doorloop de aanvraagprocedure via de link onder “Hoe organiseer ik een evenement?”.
  • Kijk naar wat u wilt organiseren en bekijk aan welke regels daarvoor gelden.

Over de navolgende thema’s informeren wij u hieronder graag nader:

In Roermond zijn veel geschikte locaties voor evenementen. 12 Locaties zijn beschreven in een profiel. Een locatieprofiel bestaat uit twee onderdelen: de gewenste programmering/ambitie van de stad en de beheersaspecten en fysieke eigenschappen van de locatie. 
Het profiel heeft twee doelen: Het biedt informatie en inspiratie aan organisatoren en het biedt organisatoren en de gemeente de mogelijkheid te beoordelen of een evenement en locatie bij elkaar passen.

Als u een locatie op het oog heeft, bekijk dan eerst of er een locatieprofiel is. In het locatieprofiel staat onder andere:

  • Wat de regels zijn voor muziek en geluid;
  • Hoeveel dagen per jaar hier een evenement georganiseerd mag worden;
  • Beschrijving van de plek en omgeving.

Met de locatieprofielen kunt u zien welke voorwaarden de gemeente zal stellen, waardoor u als organisator van tevoren weet waar u aan toe bent.  

Roermond is een bruisende stad en evenementen helpen de stad bruisend te maken en te houden. Er vinden jaarlijks daarom veel evenementen plaats. Om in een vroegtijdig stadium beter te kunnen sturen op het soort, het moment, de plaats en het aantal evenementen, heeft de gemeente besloten om vanaf 2022 een evenementenkalender te gaan inzetten. Deze sturing is vooral gericht op het vinden van een aantrekkelijke en verantwoorde balans tussen levendigheid en leefbaarheid van de gemeente. De kalender wordt na vaststelling door het college gepubliceerd zodat organisatoren en bewoners een beeld hebben van alle evenementen.

Volgens de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak een evenement. Bekijk hier de hele beschrijving van de evenement APV-artikelen 2:24 en 2:25.
Is uw geplande activiteit een evenement? Zo ja, vul dan voor toestemming het aanvraagformulier in. Tijdens het invullen wordt duidelijk of de activiteit meldings- of vergunningsplichtig is.
Tip: Lees alinea “Aanvullende informatie en benodigde documenten” goed door voordat u de aanvraag start. 

Maak een melding van een evenement

Start aanvraag evenementenvergunning (Pdf, 231 kB)

Let op: Afhankelijk van plaats, tijd en aard van het evenementen attenderen wij u op het volgende:

Het kan zijn dat er naast een toestemming of vergunning nog een andere vergunning ontheffing noodzakelijk is op grond van de:

  • Drank- en horecawet omdat je zwakalcoholische drank wil schenken;
  • Zondagswet omdat je geluid maakt op een door de wet erkende zondag (bv. Goede Vrijdag);
  • APV bijv. geluidsontheffing of kampeerontheffing.

Aan elk evenement nemen mensen met beperkingen deel zoals ouderen, gehandicapten en verstandelijk beperkten. Als bezoeker en als deelnemer. Elk evenement moet toegankelijk zijn voor mensen met beperkingen. Kleine aanpassingen kunnen al een groot verschil maken.
De toegankelijkheid van een locatie of evenement heeft betrekking op het er mogen en kunnen zijn. Voor het publiek toegankelijk wordt ook genoemd openbaar of openbaar toegankelijk: iedereen mag er zijn, al of niet tegen betaling (bijvoorbeeld gratis in de openbare ruimte, tegen betaling in het openbaar vervoer). In het bijzonder betekent toegankelijkheid dat een evenement bezocht kan worden door iedereen, inclusief personen met een functiebeperking. 

Het streven van een organisator moet er op gericht zijn dat iedereen dezelfde voorzieningen op gelijkwaardige wijze kan gebruiken, zodat zo weinig mogelijk aparte oplossingen bedacht moeten worden voor personen met een functiebeperking. Toegankelijkheid is dus niet enkel gericht op het “drempelvrij” maken voor bijzondere doelgroepen maar komt iedereen ten goede.

Het kan voor een organisator soms onduidelijk zijn of en met name hoe er met bijzondere wensen van bezoekers rekening moet worden gehouden. In dat geval kunt u altijd overleggen met een deskundige organisatie.  In de gemeente Roermond kan contact opgenomen worden met de Stichting Gehandicapten Platform Roermond. Een onafhankelijke organisatie voor belangenbehartiging en advisering. 

Daarnaast heeft het Themanetwerk Festivals en Evenementen van de Coalitie voor Inclusie in co-creatie een routekaart ontwikkeld met: festivalorganisatoren, brancheverenigingen, gemeenten, kennisinstituten, belangenorganisaties en (ervarings)deskundigen met een verschillend type beperking. De routekaart is een leidraad voor festivalorganisatoren om hun festival toegankelijk te maken, zodat mensen met een beperking daar gelijkwaardiger aan kunnen deelnemen. Klik hier voor algemene informatie en hier voor de routekaart.

Kijk voor het starten van de aanvraag goed welke documenten u moet meesturen voor het evenement. Welke documenten dit zijn, is afhankelijk van de geplande activiteit(en). In ieder geval stuurt u bij de aanvraag altijd een situatietekening op schaal mee. Op de tekening moet staan waar objecten komen, waar geluidsbronnen staan en in welke richting het geluid gericht staat. Wanneer er een tent wordt opgezet dient er een afzonderlijke tekening op schaal te worden geüpload. Op deze tekening staat ook de indeling, toegangs- en vluchtwegen. Daarnaast moet voor tenten die een vloeroppervlak van 50m2 of groter hebben een bouwboek worden meegestuurd.

Ter info treft u verwijzingen naar documenten aan die voor u van toepassing zijn of kunnen zijn. Wilt u zwak-alcoholhoudende drank gaan schenken, dan heeft u een ontheffing nodig. Vul dan het aanvraagformulier Drank- en Horecawet in.

€31,20 A-evenement
€174,55 B-evenement
€349,05 C-evenement

 Legeskosten overige ontheffingen / vergunningen

€31,20 Ontheffing zondagswet
€31,20 Ontheffing geluidshinder
€37,90 Ontheffing artikel 35 Drank & Horecawet
€54,50 Ontheffing kamperen

​​​​​

Jaarlijks vinden er tal van evenementen in de gemeente Roermond plaats. Maar wat is de waarde van deze evenementen? 

Door middel van een Evenementenmonitor kan hier antwoord op worden gegeven. In de monitor worden evenementen gescoord op gebied van beleidseigen doelstellingen van de gemeente op gebied van o.a. economie, gezondheid, inclusie, sport, cultuur  en duurzaamheid. Maar ook wordt er gescoord op uitstraling en reikwijdte van het evenement en de financiële situatie.

Door het in kaart brengen van de waarde van evenementen kunnen organisatoren in de toekomst verbeteringen doorvoeren en meerwaarde tonen aan hun subsidieverleners, sponsoren en publiek. Voor de gemeente geeft dit meer inzicht welke evenementen van waarde zijn voor de stad en of hoeveel ondersteuning een evenement ontvangt.

In het Integraal Uitvoeringskader Evenementen regelt de gemeente Roermond wat er wel en niet mag rond een evenement. Het doel van het beleid is ruimte te bieden aan bestaande en nieuwe evenementen, maar er tegelijkertijd voor te zorgen dat de evenementen een maatschappelijke waarde hebben en georganiseerd worden met respect voor de omgeving. De vertaling van het Integraal Uitvoeringskader Evenementen vindt plaats in de Beleidsregel Evenementen.
 
De bedoeling van de beleidsregel is dat een evenement leuk, gezellig en veilig verloopt en dat bezoekers en omwonenden er geen hinder of overlast van ondervinden. Als gemeente proberen we de bekende risico's te ondervangen met een regel. 

Een beleidsregel kan alleen niet alle situaties regelen. Onvoorziene situaties kunnen zich altijd voordoen. Daarbij betekent alles dicht timmeren met regelgeving dat de regels enorm omvangrijk en complex worden en de hoeveelheid administratie en deelvergunningen fors toeneemt.
 
Met de nieuwe Beleidsregel Evenementen stellen we regels en richtlijnen op die de voorspelbare risico's zo goed mogelijk reguleren. Maar vooral willen we dat alle partijen die betrokken zijn bij een evenement ons beleid begrijpen, onderschrijven en de afspraken die we daarover maken ruimhartig uitvoeren. Dus niet met een regelboekje in de hand, maar vanuit een eigen verantwoordelijkheid en met begrip en respect voor elkaar.
 
Het principe is dat een evenement veiliger en gezelliger wordt en minder overlast geeft voor bezoekers en omwonenden als iedereen zich medeverantwoordelijk durft te maken voor alle regels en afspraken. Dat geldt voor organisator, leveranciers, medewerkers, bezoekers, omwonenden en alle andere betrokkenen. Op die manier zijn regels, procedures en vergunningen ondersteunend aan de gezamenlijke verantwoordelijkheid om alle risico's zoveel mogelijk uit te sluiten.
 
Het gaat er bij dit nieuwe beleid dus in eerste instantie om dat alle betrokken partijen de bedoeling van de regels begrijpen! En dat ze vanuit dit inzicht werken aan een optimale inzet van capaciteit en middelen en de intentie van het beleid professioneel en ruimhartig uitvoeren. Uiteindelijk blijft de organisator natuurlijk wel eindverantwoordelijk en aansprakelijk voor een goed verloop van het evenement.

Het aannemen van aanvragen voor evenementenvergunningen/meldingen
Op dit moment zit Nederland nog in een lockdown. Het verloop van de coronacrisis blijft onzeker. Er wordt veel getest en er zijn hoopvolle verwachtingen, maar wanneer en hoe er weer evenementen mogen plaatsvinden is nu niet duidelijk. Wat wel duidelijk is, is dat het coronavirus ook in 2021 invloed zal hebben op het organiseren van evenementen. Er lopen verschillende ontwikkelingen en trajecten naast elkaar en door elkaar heen. Dit zorgt voor veel onzekerheid en onduidelijkheid. 

Door deze onzekerheid kunnen we op dit moment nog geen meldingen en aanvragen, onafhankelijk van de datum waarop ze gaan plaatsvinden, formeel aannemen.

Laten we tot die tijd vroegtijdig met elkaar in gesprek gaan. We adviseren u hoog in te zetten qua maatregelen. Zo kan er bij versoepelingen gaandeweg het proces afgeschaald worden in scenario’s en maatregelen. Houdt rekening met cumulatie van evenementen in de regio. Denk hierbij aan schaarste als in materialen en hulpverleners benodigd voor uw evenement. Wees voorbereid op mogelijke schaarste en neem tijdig contact op met uw leveranciers. 

Zodra duidelijk is wat er kan, worden aanvragen formeel aangenomen waarbij u in acht dient te nemen dat voor aanvang van het evenement bij de gemeente moet worden ingediend: :

  • Een melding tenminste 20 werkdagen 
  • 8 weken voor evenementen met een laag risico (A-evenementen)  
  • 14 weken voor evenementen met een verhoogd en hoog risico (B-C evenementen)


 

Uw Reactie
Uw Reactie