Procedure evenementenkalender

Hoe werkt de evenementenkalender?

• Een organisator dient zijn evenement vanaf 1 juni tot 1 september  voor het daaropvolgend jaar aan te melden voor de evenementenkalender (bijvoorbeeld evenement voor april 2024, dan aanmelden vanaf 1 juni tot 1 september 2023)
• Aanmelden kan ook analoog, maar online aanmelding heeft de absolute voorkeur. U stuurt het ingevulde format in naar mail@roermond.nl. 
• De aanmeldingen worden verzameld en beoordeeld door het programmateam (team van beleidsmedewerkers en uitvoerende medewerkers van de gemeente).
• Eerste afwegingskader: Aan de hand van de locatieprofielen (nu 12 in totaal) wordt gekeken of er voldoende plek is op de kalender.
• Een tweede afwegingskader is de evenementenmonitor. Evenementen worden langs deze monitor gelegd en gescoord. Indien er onvoldoende plek is  binnen de locatieprofielen of evenementen willen op dezelfde locatie, dag en tijdstip dan wordt er aan de van de score gekeken wie voorrang heeft.
• Het programmateam stelt een concept kalender op en stemt deze af met de externe partners, zoals brandweer, politie en GHOR voor regionale afstemming.
• Na deze afstemming wordt de concept kalender voor definitieve besluitvorming aan het college voorgelegd.
• Het college stelt de kalender uiterlijk  vóór 1 december vast.
• De kalender wordt hierna gepubliceerd op de website van de gemeente en gemeenteblad.
• Evenementen die zijn geplaatst op de evenementenkalender kunnen hierna een vergunningaanvraag indienen.
• Evenementen die niet op de kalender zijn geplaatst zijn uitgesloten van de vergunningaanvraag.